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Como diminuir as despesas da sua oficina mecânica

Os principais custos da oficina geralmente são aluguel, folha de pagamentos e custo das peças de reposição. Contudo, existem várias outras despesas que podem passar despercebidas pelos proprietários e gerentes de oficinas. Vamos ver quais medidas podem ser implementadas para reduzir os custos na oficina e contribuir para um lucro maior.

1. Controle de custos
Dê muita atenção a gestão do seu negócio. Muitas oficinas focam somente na prestação do serviço, mas ao final do mês, depois de tanto trabalho o proprietário vê que o lucro final do negócio é muito abaixo do esperado.
Conforme comentado no início do post, muitas oficinas deixam de lado um trabalho que é importante para qualquer empresa, a gestão.
Tão importante quanto gerar receita é controlar os custos de uma oficina. Caso seus custos cresçam tanto quanto suas receitas você não terá um negócio mais lucrativo, independente do esforço que faça para atrair mais clientes e aumentar o gasto médio de cada um deles na sua oficina. Desse modo, é imprescindível controlar com atenção todos os gastos que sua oficina tem.
As empresas costumam dividir seus custos em duas categorias: fixos e variáveis. Os fixos são aqueles que existem independentemente se você faz ou não uma venda, são despesas necessárias para você manter o negócio funcionando, como aluguel do espaço, gastos com ferramentas, folha salarial, entre outros. Esse tipo de custo tem a características de ser diluído à medida que sua receita aumenta, ou seja, quanto mais você vende menor será o custo fixo médio dividido por serviço prestado pela sua oficina. Já os custos variáveis são aqueles que só incorrem com a prestação de um serviço, tais como a compra de peças de reposição, comissão de vendas, etc.
O que toda empresa busca, e sua oficina também deveria priorizar, é reduzir ao máximo os custos fixos ou aumentar tanto o volume de venda de serviços que eles tendem a ser pouco representativo
Portanto é primordial fazer um controle eficiente de todos os gastos que você tem na sua oficina, nenhum valor que sai do caixa pode deixar de ser registrado. Só com a relação completa de custos você poderá avaliar o perfil de gastos da sua oficina, onde é possível economizar e inclusive qual o valor deve cobrar pelos serviços prestados a fim de obter lucro no final do mês, considerando a média de clientes que sua oficina atende.
É importante contabilizar também as despesas não recorrentes, que são aquelas que só ocorrem em decorrência de algum evento especial, como a demissão de um funcionário. É importante fazer uma projeção desses custos e já se preparar para eles, tendo um caixa de reserva para poder enfrentar essas situações inusitadas quando elas surgirem.

2. Rever todas despesas: orçamento base zero
Uma vez que tiver o controle dos seus custos, é hora de avaliar o que é indispensável e o que não é. Analise linha a linha a sua planilha de custos e procure eliminar todas despesas que não geram melhoria na qualidade do serviço.
Tenha como princípio que todo e qualquer gasto pode ser revisto. Se não puder ser cortado, talvez possa existir alguma alternativa mais em conta.
Para não ficar somente na teoria, vamos a um exemplo. O custo de manter um escritório de contabilidade, por exemplo, geralmente não sai por menos de um salário mínimo por mês. Isso
dá quase R$ 1.000,00 por um serviço que não faz diferença na vida do seu cliente, não cria valor para o seu negócio. Atualmente existem alternativas online para se fazer a contabilidade de pequenas empresas por uma fração do valor que os escritórios tradicionais cobram.
Faça uma análise bem crítica de todos os custos e se pergunte como eliminar ou diminuir cada um deles. Faça disso um hábito e repita esse exercício de forma periódica, pelo menos uma vez por ano.

3. Renegociar com fornecedores
Você aluga o mesmo espaço há anos, o aluguel aumenta a cada doze meses e por conta da crise o movimento da oficina diminuiu. Infelizmente essa narrativa foi recorrente no Brasil nos últimos anos para o segmento de reparação.
Nesse caso uma forma de conter os gastos fixos é renegociar o valor do aluguel com o dono do imóvel. Em cenários de crise às vezes é melhor para o proprietário de um imóvel manter um locatário pagando menos, mas no qual ele confia, do que ter o risco de perder a receita do aluguel e não conseguir alugar o imóvel por um bom tempo.
O mesmo vale para as outras despesas. Revise quais os seus custos e com quais fornecedores poderia renegociar em termos de preço e condições de pagamento.

4. Pesquise mais por peças
Amplie seu número de fornecedores e considere fazer compras pela internet. Hoje já existem inúmeros sites que vendem peças com preços mais baratos que as lojas físicas. O tempo de entrega das peças pode ser um problema, mas em casos em que não há pressa comprar peças pela internet pode ser uma boa alternativa para diminuir os custos.

5. Cuide bem das ferramentas
Uma oficina não sobrevive sem ferramentas. Elas são caras e necessárias para o funcionamento da oficina. Separe um ou mais locais para se guardar as ferramentas da sua oficina e faça a limpeza antes de guardar. Uma ferramenta que sumiu ou foi danificada é uma despesa que poderia ter sido evitada.
Tenha cuidado ainda mais especial com equipamentos mais caros, como aparelhos scanner. Treine e cobre da sua equipe que seja cuidadosa com essas ferramentas.

6. Gestão de estoques
Estoque é considerado um mal necessário em qualquer ramo de atividade. No caso de oficinas, trata-se de uma quantidade de peças que você precisa ter na oficina de modo a atender os clientes quando eles precisam dos seus serviços.
Contudo, o estoque tem um custo alto e devem ser tratados encarados como um investimento, ou seja, precisam dar retorno. Quando visto dessa maneira, é possível perceber que ter um volume muito grande de peças com valor alto e baixa rotatividade em estoque não é um investimento rentável. Por outro lado, é importante ter um estoque suficientemente grande de peças com grande volume de vendas.
O cálculo do estoque ideal para cada peça varia de uma oficina para outra. Se ainda não conta com um sistema de gestão para sua oficina e nem sabe como calcular a quantidade correta de estoque, utilize a planilha de gestão de estoque que preparamos especialmente para oficinas.


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